Делопроизводитель

Учет и регистрация поступающей корреспонденции, отправка документации ФАКС, МС Outlook, обеспечение контроля за передачей документов руководству и исполнителям, ведение картотеки прохождения документов, осуществление контроля за исполнением документов, выдача необходимых зарегистрированных документальных материалов и контроль за их своевременным возвращением, обеспечение сохранности проходящей документации, определение потребности в оборудовании, материалах и других ресурсах, необходимых для проведения работ, осуществление контроля за безопасным соблюдением правил и норм охраны труда, отслеживание и сдача приборов метрологам на поверку/калибровку, ведение журналов по охране труда и технике безопасности, пожарной безопасности, выполнение служебных поручений, указаний руководителя, обеспечение жизнедеятельности отделения, ведение табеля учета рабочего времени, оформление командировочных расходов (подготовка авансовых отчетов), составление и ведение графика отпусков, оформление пропусков на предприятие, прием и распределение телефонных звонков, отслеживание просрочки проектов.

Работа в суде, помощь в оформлении и подшивки дел, регистрация и отправка почты, помощь в ведении судебных протоколов.

Учет и регистрация поступающей корреспонденции, отправка документации ФАКС, МС Outlook, обеспечение контроля за передачей документов руководству и исполнителям, ведение картотеки прохождения документов, осуществление контроля за исполнением документов, выдача необходимых зарегистрированных документальных материалов и контроль за их своевременным возвращением, обеспечение сохранности проходящей документации, определение потребности в оборудовании, материалах и других ресурсах, необходимых для проведения работ, осуществление контроля за безопасным соблюдением правил и норм охраны труда, отслеживание и сдача приборов метрологам на поверку/калибровку, ведение журналов по охране труда и технике безопасности, пожарной безопасности, выполнение служебных поручений, указаний руководителя, обеспечение жизнедеятельности отделения, ведение табеля учета рабочего времени, оформление командировочных расходов (подготовка авансовых отчетов), составление и ведение графика отпусков, оформление пропусков на предприятие, прием и распределение телефонных звонков, отслеживание просрочки проектов.

Список обязанностей:
- Ведение реестров отчетности;
- Ведение табеля учёта рабочего времени склада;
- Формирование отчётов и статистики работы склада ( составление отчетов: отчет по не отгруженным коробам для склада и офиса, отчет по поступлению контейнеров на склад, товарный отчет, отчет работы склада по заявкам магазинов);
- Формирование отчета по плану платежей;
- Создание заявок первоначального распределения;
- Работа в 1С и офисных программах;
- Оформление сопроводительных документов;
- Документальное сопровождение документооборота склада;
- Отправка документов в офис, приемка документов из офиса;
- Обработка заявок магазинов в программе ( ServiceDesk);
- Приёмка, распределение входящих звонков;
- Отправка счетов на оплату, ведение отчетности по данным счетам;
- Заказ обедов, воды, канцелярии, а так же расходных материальных ценностей для работы склада;
- Заказ пропусков на автотранспорт, контейнеров, сотрудников;
- Проверка и отправка актов, реестров по поступление контейнеров на склад;
- Подготовка информации о поступлении товара.
Достижения:
После испытательного срока повышение на должность Старшего специалиста по документообороту.