Помощник руководителя, секретарь

1. Вела клиентскую базу данных: заполняла карточки клиентов (адрес, реквизиты, контактные лица, адреса доставок и т.д.)
2. Принимала и обрабатывала заявки от клиентов, выставляла счета и коммерческие предложения.
3. Заполняла форму договоров по поручению инженеров отдела продаж для их последующего подписания. Контролировала движение договоров (подписание, отправка, регистрация, получение.)
4. Контролировала сроки изготовления и поставок оборудования.
5. Обеспечивала клиентов дополнительной информационной поддержкой (сертификаты, копии учредительных документов и т.п.).

В течение года вела отчётность работы отдела продаж, в которой фиксировала:
- Факты игнорирования приёма звонков;
- Количество принятых первичных звонков менеджерами ОП;
- Все приезды клиентов, ответственный менеджер, замечания клиентов;
- Проверяла территорию Компании по чек-листу в указанное время и вовремя отчитывалась непосредственно перед Руководителем (в соответствии с Регламентом проверки территории). Принимала входящие телефонные звонки в случае отсутствия операторов или в случае, если все операторы в данный момент принимали звонки (разговор с клиентом) (в соответствии с Регламентом приёма первичных звонков). Оказывала помощь в работе другим Администраторам офиса и операторам Call- центра. Совмещала должность оператора Call-центра в случае отсутствия сотрудника, постоянно повышала и повышаю свой профессиональный уровень. Обеспечивала своевременно оформление всей предусмотренной отчётности и иной рабочей документации. В случае необходимости покинуть рабочее место, предупреждала другого Администратора о своём отсутствии с указанием времени отсутствия, чтобы он наблюдал за мониторами (клиентская парковка) и встречал клиентов. Не покидала рабочее место в случае отсутствия другого Администратора. Сохраняла коммерческие тайны, Старалась поддерживать рабочие взаимоотношения внутри коллектива Компании. Выполняла служебные поручения своего непосредственного Руководителя и прямых начальников. Не консультировала клиентов по ценам и условиям покупки услуг Компании, также проявляла вежливость, приветливость и доброжелательность к Клиентам и сотрудникам Компании. В случае выполнения всех поставленных задач, осуществляла анализ звонков, составляла отчётности, самообразование, оказывала помощь менеджерам ОП по составлению документации, прошивке договоров. Предлагала в течение дня Руководству Компании чай/кофе, а также коллегам, в случае их занятости. Организовывала встречи клиентов в офисе: встречала клиентов, провожала в переговорную комнату, предлагала чай/кофе/воду/шампанское/виски/коньяк, приглашала менеджера (в соответствии с Регламентом встречи клиентов), обеспечивала комфортные условия во время переговоров (уточняла замечания и пожелания клиентов в течение времени, проведённого в офисе, помогала менеджеру в организации встречи с клиентами). Отвечала за запись клиентов на встречу в офисе Зеленограда (в соответствии с Регламентом записи клиентов на встречу с менеджером). Координировала работы сотрудников, обеспечивающих работу офисов, контролировала состояние с/узлов и других помещений на предмет чистоты, следила за наличием чистой посуды и отсутствием грязной. Оформляла заказ на доставку канцтоваров, продуктов питания для клиентов и сотрудников Компании (в соответствии с Регламентом заказа канцтоваров. Контролировала исправность офисной техники, наличия расходных материалов в оргтехнике (заменяла картриджи, наличие бумаги в принтерах), любые другие поломки в офисе, а также обеспечивала произведения ремонтных работ по устранению неполадок силами сотрудников обслуживания офисов. Оформляла заказы на продукты питания, заказ их, распределяла, передавала документы в бухгалтерию (в соответствии с Регламентом заказа продуктов). Несла ответственность за входящую корреспонденцию. Отвечала за сохранность документов для передачи в ОП Арбат/Зеленоград. Распределяла корреспонденцию по сотрудникам и вела учёт корреспонденции (в соответствии с Регламентом распределения входящей корреспонденции). Контролировала наличие у всех менеджеров бейджиков. Контролировала порядок на рабочих местах в офисах ОП и переговорных комнатах (в соответствии с Чек - листом)

1 Контролирует порядок в торговом зале (порядок в автосалоне, на стойке ресепшн, в детском уголке), наличие прайсов, журналов в клиентской зоне.
2 Составляет график обеда менеджеров по продажам.
3 Отслеживает очередность менеджеров по продажам.
4 Контролирует присутствие менеджера по продажам у стойки ресепшн.
5 Первым встречает всех посетителей а/ц перед стойкой ресепшн (планшет в руках, улыбка).
6 Приветствует посетителей, используя соответствующий алгоритм.
7 Выясняет цель, с которой клиент обратился в а/ц.
8 Выясняет источник, из которого клиент узнал о компании.
9 Знакомится с клиентом.
10 Приглашает необходимого сотрудника или провожает клиента к рабочему месту сотрудника.
11 Если клиент затрудняется ответить, с кем из менеджеров по продажам он уже общался, администратор показывает планшет, на котором представлены фотографии сотрудников.
12 Знакомит сотрудника и клиента.
13 Рассказывает про наличие детского уголка клиенту, пришедшему в а/ц с ребенком.
14 Рассказывает про клиентский уголок, предлагает чай/кофе клиенту в случае отсутствия свободного сотрудника.
15 Ставит в известность о возникновении конфликтной ситуации Клиент-Сотрудник руководителя соответствующего подразделения.
16 Ставит в известность руководителя отдела продаж, если менеджер по продажам, который находится на выходном дне, не оставил информацию о запланированном визите клиента в его отсутствие другому менеджеру.
17 Ведет текущую отчетность (таблицы по учету клиентских групп, журналы регистрации пробных поездок, таблицы данных по работе менеджеров, таблица “залоги после тест-драйва”)
18 Предоставляет текущую отчетность согласно графику.

Выявляла потенциальных клиентов, осуществляла анализ потребностей клиентов, их уровень и направленность.
Проводила переговоры с клиентами, знакомила покупателей с продукцией и её потребительскими свойствами, ценами, скидками, условиями продажи.
Следила за наличием полного ассортимента продукции и демонстрационных образцов.
Привлекала клиентов к общению.
Поддерживала постоянный контакт с существующими клиентами.
Выезжала на место совершения сделки и оформляла документы на покупку товара.

Холодные звонки, заполнение информации из анкет в базу данных.